メールっていっぱい使うよね、仕事とかで。
日々たくさん送るので、自分のこと伝書鳩だと思っている人多いと思います、いや誰が鳥やね〜ん🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆🦆
まあ、とにもかくにも、豚の角煮にも🐷
それに多くの時間を使うからこそ、仕事のスピードが露骨に出ると思うんですよねえ。
スパパパパパパパパパパパパパパパっとできる人と、「送るのに何分かかってんの？JPOPの歌詞でも書いてるの？？」みたいに遅い人とでは、差が歴然！
とはいえ早ければいいってことでもないのよ。
もちろんスパパパパパパパパパパパパパパパっと書ければいいけれど、文章が意味不明だったらダメよん。
メールの文章自体も大事で、相手に自分の意図が伝わっていなかったら何通もやりとりしないといけません！読む側もストレスです！
最初から内容がスッと入ってくる文章を書くことができれば、結果的に時短！効率化！となるわけ。
メール対応の効率化＝業務の効率化に直結するのよね。
具体的には以下の2つを意識することよん。
🌟文面の工夫
🌟効率化テクニック
メールを制するものは仕事を制する、てな感じで、今回はこの2つを念頭にメール業務をいかに早く、効率化していくか、そのために出来ることをご紹介していきます！
【文面の工夫：その1】改行と段落
メールを書くとき、特に長文になると読みにくくなりがちですが、長文でも読みやすい文章もあります。例えば私のブログとかね(๑⁼̴̀д⁼̴́๑)←ここにやべえ奴がいます
それらの違いは「改行」と「段落」の使い所なんですよね。
改行の重要性
改行を上手に使うことが大切です。20から30文字ごとに改行を入れると、文面がずっと見やすくなって、内容も理解しやすくなります。
人間の目は、長い文章を一度に読むよりも、短く区切られた文章を読む方が楽です。20から30文字ごとに改行を入れることで、文章が自然な塊に分割され、視覚的な負担が軽減されます。
重要なポイントや結論を強調したい場合は、改行を使って目立たせることができますしね。
段落の利用
段落を活用することもポイントです。段落ごとに空行を入れることで、内容がはっきりと区分されて、読む人が情報を掴みやすくなります。もし内容が大きく変わるところがあれば、段落を2行分空けると、もっと見やすくなりますよ。
例えば、以下のような場合に段落を2行分空けると効果的です。
- 新しいトピックを始める場合
- 重要なポイントを強調する場合
- 結論を述べる場合
【文面の工夫：その2】漢字とひらがなのバランス
漢字とひらがなのバランスを意識することも大切です。理想的なバランスは、漢字30%、ひらがなとカタカナが70%とされています。このバランスを保つことで、読みやすさと文章の印象を適切にコントロールできます。
漢字が多すぎると文章が重く読みにくくなります。
一方、ひらがなばかりだとようちないんしょうをあたえてしまいます。
カタカナバカリダトニホンゴオボエタテノヒトミタイネ（なんの話）
漢字とひらがなを適切なバランスで使うことで、読みやすく、理解しやすい文章になります。
漢字は、文章に知的な印象を与えます。一方、ひらがなは柔らかい印象を与えます。漢字とひらがなのバランスを変えることで、文章の印象をコントロールすることができます。
バランス調整のポイント
- 重要な言葉は漢字で書く
- 読みにくい漢字はひらがなで書く
- 助詞や接続詞はひらがなで書く
- 文章全体のバランスを見ながら調整する
バランス調整の例
- 新聞記事：漢字40%、ひらがな60%
- 小説：漢字20%、ひらがな80%
- ビジネス文書：漢字30%、ひらがな70%
- メール：漢字20%、ひらがな80%
漢字とひらがなのバランスは、文章の読みやすさや印象を左右する重要な要素です。上記のポイントを参考に、適切なバランスで文章を作成するようにしましょう。
余談：添付ファイルの扱い
添付ファイルのサイズは、合計で2MBを超える場合は、事前に相手に確認を取ることが望ましいです。「3MBのファイルを送りたいのですが、よろしいでしょうか？」といった形で、具体的なファイルサイズを伝えることで、相手の受信環境を尊重する姿勢が示せます。
わかりやすい文章が書けたらそれを早くできるよう、今後は効率化テクニックを磨いていきましょう！
【効率化テクニック：その1】単語登録（固有名詞やフレーズの）
頻繁に使用する固有名詞やフレーズを単語登録することで、入力の手間を省き、メール作成のスピードを上げることができます。
例1：
入力「いつ」
↓
変換「いつもお世話になっております。」
例2：
入力「ごか」
↓
変換「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
みたいな感じで。
ただこれだといずれ誤発してしまいます。
「いつから俺たちは入れ替わってしまったのだろうか？」ってか書きたくなった場合に（そんな文章どこで書きたくなるねん）「いつもお世話になっております。」が誤発してしまい、うもおおおおおおおってなるので、記号を使った登録がよいです！
「@」「+」「*」「!」などの記号を使って単語を登録することで、意図して呼び出す際に便利です。
| よみ | 登録する単語 |
| @いつも | いつもお世話になっております。 |
| @なにとぞ | 何卒よろしくお願いします。 |
| @かくにん | 確認よろしくお願いします。 |
| @さいと | 弊社 WEB サイト (https://www…) をご参照ください。 |
【効率化テクニック：その2】6W3Hの活用
メールを書き始める前に、「6W3H」（Who, What, When, Where, Why, Whom, How, How much, How many）に沿って情報を整理します。
| Who（誰） | ・送信者 ・宛先 ・関係者 |
| What（何） | ・メール件名 ・メール本文 ・添付ファイル |
| When（いつ） | ・送信日時 ・期限 ・過去の出来事 |
| Where（どこ） | ・場所 ・会議場所 |
| Why（なぜ） | ・目的 ・理由 ・背景 |
| Whom（誰に） | ・責任者 ・担当者 ・関係者 |
| How（どのように） | ・方法 ・手順 ・プロセス |
| How much（いくら） | ・金額 ・費用 ・見積もり |
| How many（いくつ） | ・個数 ・量 ・割合 |
具体的には以下のような感じです👇
6W3Hを活用したメール作成例
件名：【会議資料送付】来週の営業会議資料について
本文：
【Who】
送信者：営業部 山田太郎
宛先：営業部 全員
【What】
メール件名：来週の営業会議資料について
メール本文：来週開催予定の営業会議資料を送付します。
添付ファイル：営業会議資料.pdf
【When】
送信日時：2023年11月14日 10:00
期限：2023年11月18日 17:00
過去の出来事：先週の営業会議で共有された議題
【Where】
場所：会議室A
【Why】
目的：来週の営業会議の準備
理由：事前に資料を共有することで、会議を効率的に進めるため
背景：前回の会議で資料共有が遅れたため
【Who】
責任者：営業部 田中部長
担当者：営業部 山田太郎
関係者：営業部 全員
【How】
方法：メールで資料を送付
手順：資料を添付ファイルとして送信
プロセス：会議前に資料を閲覧
【How much】
金額：資料作成費用 10,000円
【How many】
個数：参加者数 10人
6W3Hに基づいて情報を整理することで、メールの内容が論理的に構造化され、必要な情報のみを伝えることができます。
これにより、冗長な表現を避け、読み手にとってわかりやすく簡潔なメールを作成することが可能になります。
さらに、事前に情報を整理しておくことで、メール作成にかかる時間を短縮することができます。
このアプローチにより、読み手はメールの内容を理解しやすくなり、必要な情報を網羅的に盛り込むことができます。
まとめ
テクニックや工夫を試しつつ、自分に合った方法を見つけ、効率化を図ることが大切です。
読みやすいメールは、受け手にとっても好印象を与えるため、ビジネスの成功に直結します。
日々のメール作成にこれらのポイントを取り入れて、より効率的なコミュニケーションを目指していこうね。
この物語は一部フィクションであり、実在の人物・団体とは一切関係ありません
終
制作・著作
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みのる
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